Pracownicy naukowi Uniwersytetu Wrocławskiego prowadzą aktywną współpracę z ośrodkami naukowymi i badawczymi na całym świecie. Świadczą o tym liczby, około 2500 wyjazdów rocznie na staże naukowe, konferencje, wykłady, kwerendy biblioteczne itd.
Uniwersytet nasz odwiedzają również goście zagraniczni i liczba ich wynosi ok. 400 osób rocznie.
Jedną z podstawowych działalności Biura Współpracy Międzynarodowej jest wymiana naukowa w ramach umów uczelnianych i rządowych.
Szczegółowe informacje na temat umów rządowych na stronie Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego.
Procedura
Dokumenty na wyjazd za granicę należy złożyć W Biurze Współpracy Międzynarodowej nie poźniej niż na 14 dni przed wyjazdem.
Zgodnie z Zarządzeniem Rektora 178/2023 z dnia 13 lipca 2023 w sprawie wprowadzenia Instrukcji ustalającej warunki i tryb delegowania oraz rozliczania kosztów podróży służbowych pracowników Uniwersytetu Wrocławskiego oraz refundowania kosztów wyjazdów osobom niebędącym pracownikami Uniwersytetu Wrocławskiego obowiązuje składanie wniosków o wyjazd zagranicę wyłącznie zarejestrowanych w systemie TETA.
PRZED ZŁOŻENIEM W BIURZE WSPÓŁPRACY MIĘDZYNARODOWEJ WNIOSKU O WYJAZD PROSIMY NIE ZAPOMNIEĆ O SPORZĄDZENIU KILKU KOPII WNIOSKU POTRZEBNYCH M.IN. DO ROZLICZENIA WYJAZDU PO POWROCIE.
Zaliczka na wyjazd
Pracownik, który prawidłowo złożył w BWM wniosek na wyjazd służbowy może ubiegać się przed wyjazdem o wypłacenie zaliczki.
Zakup biletów
UWAGA
KOMUNIKAT Nr 15/2025
Rektora Uniwersytetu Wrocławskiego z dnia 3 października 2025 r.
w sprawie zasad zakupu biletów na zagraniczne podróże służbowe w Uniwersytecie Wrocławskim
W związku z zakończeniem z dniem 4 października 2025 r. okresu obowiązywania umowy nr BZP.BWM.0322.2711.18.2023.U.MG z WhyNotTravel Załoga Nasternak sp. k., informuję, że zakup międzynarodowych biletów lotniczych, autobusowych i kolejowych dla pracowników, studentów, doktorantów, gości lub zleceniobiorców Uniwersytetu Wrocławskiego oraz innych osób delegowanych i zapraszanych na podstawie zawartego z nimi porozumienia, dokonywany jest:
- Od dnia 5 października 2025 r. rezerwacji oraz zakupu biletów lotniczych, kolejowych i autokarowych związanych z wyjazdami zagranicznymi dokonuje indywidualnie osoba wyjeżdżająca – u dowolnego przewoźnika.
- Zakupu biletów zagranicznych można dokonać wyłącznie po uprzedniej akceptacji wniosku o wyjazd za granicę zgodnie z obowiązującym zarządzeniem nr 178/2023 Rektora Uniwersytetu Wrocławskiego z dnia 13 lipca 2023 roku ustalającego warunki i tryb delegowania oraz rozliczania kosztów podróży służbowych pracowników Uniwersytetu Wrocławskiego oraz refundowania kosztów wyjazdu osobom niebędącym pracownikami Uniwersytetu Wrocławskiego.
- Koszty zakupu biletów muszą być uwzględnione we wniosku o wyjazd za granicę, przygotowanym zgodnie z przyjętymi procedurami w danej jednostce, nie później niż 14 dni przed planowanym wyjazdem.
- Bilety mogą być zakupione wyłącznie w najtańszej klasie ekonomicznej i najkorzystniejszej dla osoby wyjeżdżającej, niezależnie od środka transportu. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy cena biletu w wyższej klasie jest niższa niż cena biletu w klasie ekonomicznej – wówczas dopuszcza się jego zakup pod warunkiem udokumentowania zaistniałego faktu. Przy zakupie biletów należy dokonać optymalnego wyboru przewoźnika oraz trasy pod względem ceny i czasu trwania podroży.
- Płatność za bilety może być realizowana w następujący sposób:
- przelewem zrealizowanym przez Uniwersytet Wrocławski przed wyjazdem na podstawie przedłożonej faktury lub faktury pro forma wystawionej na Uniwersytet Wrocławski jako płatnika przez biuro/przewoźnika wystawiającego bilet zgodnie z zaakceptowanym wnioskiem o wyjazd za granicę;
- z zaliczki wypłaconej osobie wyjeżdżającej – zgodnie z zaakceptowanym wnioskiem o wyjazd za granicę;
- płatność ze środków własnych osoby wyjeżdżającej, których zwrot nastąpi po zakończeniu zrealizowanego wyjazdu i jego rozliczeniu.
- Decyzja o wyborze formy płatności należy każdorazowo do osoby wyjeżdżającej. Wyjątek stanowią wyjazdy w ramach programu Erasmus+ gdzie osoba wyjeżdżająca, dokonuje zakupu samodzielnie w ramach otrzymanego na ten cel grantu.
- W przypadku pkt 5b oraz 5c do rozliczenia wyjazdu należy dołączyć faktury potwierdzające zakup biletów lub/i bilety.
- W przypadku braku możliwości uzyskania faktury (np. tanich linii lotniczych) do rozliczenia wymagane jest złożenie pisemnego oświadczenia o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania oraz załączenie rezerwacji z uwzględnieniem trasy podróży oraz ceny biletu.
- Pozostałe koszty związane z wyjazdem zagranicznym, ujęte we wniosku o wyjazd za granicę, są wypłacane i rozliczane na dotychczasowych zasadach obowiązujących na Uniwersytecie Wrocławskim.
- Osoba wyjeżdżająca w razie konieczności samodzielnie dokonuje wszelkich zmian i reklamacji, kontaktując się bezpośrednio z przewoźnikiem.
- Zakup biletów dla studentów, doktorantów, gości i zleceniobiorców Uniwersytetu Wrocławskiego, a także innych osób delegowanych lub zapraszanych na podstawie zawartego z nimi porozumienia/umowy odbywa się na zasadach analogicznych do obowiązujących pracowników Uniwersytetu Wrocławskiego.
- Jeżeli wartość danego biletu lotniczego lub biletów lotniczych planowanych do zakupu w jedną lub obie strony przy wylocie tego samego dnia na tej samej trasie przekracza próg stosowania ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawa Zamówień Publicznych, konieczne jest sporządzenie wniosku o wszczęcie postępowania zgodnie z obowiązującą procedurą dotyczącą zamówień publicznych (zarządzenie nr 49/2023 Rektora Uniwersytetu Wrocławskiego z dnia 9 marca 2023 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu udzielania zamówień publicznych w Uniwersytecie Wrocławskim ze zmianami).
Podróż prywatnym samochodem
Podróż służbowa samochodem prywatnym wymaga pisemnej zgody oraz dodatkowych badań lekarskich przewidzianych dla kierowców.
Ubezpieczenie
Przy wyjazdach zagranicznych obowiązuje indywidualne ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków. Koszty ubezpieczenia mogą być pokryte przez dysponenta środków tylko w przypadku wyjazdu służbowego do kraju, w którym ubezpieczenie jest konieczne w celu uzyskania wizy.
Rozliczenie wyjazdu
Po powrocie z wyjazdu zagranicznego, w ustawowym terminie 14 dni roboczych, dokonywane jest rozliczenie pobranych środków. W zależności od źródła finansowania wyjazdu rozliczenie odbywa się w instytucie macierzystym lub w Biurze Współpracy Międzynarodowej.
PODSTAWĄ ROZLICZENIA SĄ ORYGINALNE RACHUNKI I FAKTURY ZA WSZYSTKIE PONIESIONE KOSZTY PODRÓŻY, NOCLEGÓW.
Uwaga! Do rozliczenia kosztów podróży wymagana jest:
- kopia wniosku o wyjazd
- oryginalna faktura
- bilet/karta pokładowa
- druk przebiegu pojazdu
Kontakt
Barbara Wysztygiel: barbara.wysztygiel@uwr.edu.pl tel. 71 3752 248
Magadalena Nyczka-Stich: magdalena.nyczka-stich@uwr.edu.pl tel. 71 3752 248
System Odyseusz
Ministerstwo Spraw Zagranicznych zachęca do zgłaszania wyjazdów zagranicznych w Systemie Odyseusz.
- w przypadku wystąpienia sytuacji nadzwyczajnych za granicą, MSZ będzie mógł podjąć z Państwem kontakt,
- udzielić niezbędnych informacji oraz pomocy poprzez właściwą placówkę dyplomatyczno-konsularną,
- a także - jeśli wyrażą Państwo taką wolę - może być wykorzystany do informowania o mozliwości rejestracji do udziału w wyborach za granicą